Política de privacidad
OnTech DGI Reports · Vigente desde: 10 de octubre de 2026
Esta política explica cómo OnTech Solutions Corp. (“OnTech”, “nosotros”), sociedad de la República de Panamá, trata los datos personales en la aplicación disponible en contab.ontech.la (la “Aplicación”), incluidos los datos obtenidos de QuickBooks Online. Complementa el Acuerdo de licencia de usuario final.
1. Roles
Las empresas que contratan la Aplicación (los “Clientes”) deciden qué datos registran en QuickBooks y para qué usan la Aplicación: respecto de los datos de sus proveedores actúan como responsables del tratamiento, y OnTech los trata por cuenta de ellas y siguiendo sus instrucciones. OnTech es responsable de los datos de las cuentas de usuario de la Aplicación.
2. Datos que tratamos
- Usuarios de la Aplicación: nombre, cargo, correo electrónico, rol, empresas a las que tiene acceso, contraseña (guardada solo como un hash seguro) e información de ingreso, como intentos fallidos y bloqueos.
- Datos de QuickBooks Online, por cada empresa conectada: proveedores (nombre o razón social, tipo de persona, RUC y DV, concepto y fuente tributaria, indicador de agente de retención y hasta tres correos electrónicos), plan de cuentas, y facturas de proveedores, compras (gastos) y notas de crédito de proveedores con sus fechas, números, líneas, montos e impuestos.
- Documentos generados por la Aplicación: certificados de retención de ITBMS (número, proveedor, período, porcentaje, código público, si fueron enviados y cuántas veces se descargaron desde el enlace público).
- Configuración de la empresa: datos fiscales y logo, parámetros de retención y configuración del envío de correos, incluida la contraseña SMTP, que se guarda cifrada.
- Conexión con QuickBooks: el identificador de la compañía (realm ID) y los tokens de acceso y renovación emitidos por Intuit, guardados cifrados. Nunca recibimos la contraseña de Intuit del Cliente.
- Registros técnicos: fecha, página solicitada, resultado y duración de cada solicitud, y el historial de sincronizaciones y envíos de correo, para seguridad, soporte y resolución de problemas.
3. Finalidades
Usamos los datos únicamente para prestar el servicio: autenticar a los usuarios y controlar su acceso; sincronizar los datos de QuickBooks Online; generar los Anexos 72, 73 y 94, el Formulario 43, el reporte de retenciones y su archivo para la DGI, y los certificados de retención; enviar los certificados por correo a los proveedores cuando un usuario lo solicita; actualizar un proveedor en QuickBooks cuando un usuario autorizado guarda cambios; y mantener la Aplicación segura y en funcionamiento. No usamos los datos con fines publicitarios, no los vendemos y no los usamos para elaborar perfiles de personas.
4. Datos de QuickBooks Online
La Aplicación accede a QuickBooks Online solo después de que un administrador del Cliente la autoriza en Intuit, solo a la compañía elegida en ese momento y solo con el permiso de contabilidad (com.intuit.quickbooks.accounting). Lee los datos indicados arriba y escribe en QuickBooks únicamente cuando un usuario actualiza un proveedor. El Cliente puede revocar el acceso en cualquier momento desde la Aplicación o desde su cuenta de Intuit. El uso de QuickBooks se rige además por la política de privacidad de Intuit.
5. Con quién compartimos los datos
- Intuit Inc., para leer y actualizar datos en QuickBooks Online por cuenta del Cliente.
- El proveedor de correo configurado por el Cliente (por ejemplo, Google Workspace), que envía los certificados a las direcciones de los proveedores.
- Proveedores de infraestructura que alojan los servidores de la Aplicación, bajo obligaciones de confidencialidad.
- Autoridades, cuando lo exija la ley o una orden judicial.
No compartimos datos con ningún otro tercero. Los informes y archivos que el Cliente descarga y presenta ante la DGI los presenta el propio Cliente.
6. Seguridad
Las conexiones usan HTTPS. Las contraseñas se guardan como hash; los tokens de QuickBooks y la contraseña SMTP se guardan cifrados. Los datos de cada empresa están separados y cada usuario solo ve las empresas que tiene asignadas. La base de datos no está expuesta a Internet y se respalda a diario. Los PDF, Excel y TXT se generan a pedido y se envían al navegador o por correo; no se almacenan en nuestros servidores.
7. Conservación
Conservamos los datos mientras el Cliente use el servicio, para poder regenerar los informes de períodos anteriores. Cuando el Cliente termina el servicio o lo solicita, eliminamos sus datos y su conexión con QuickBooks. Las copias de respaldo se conservan hasta catorce (14) días y luego se eliminan automáticamente. Los registros técnicos se conservan por un tiempo limitado, solo para seguridad y soporte.
8. Cookies
La Aplicación usa únicamente cookies necesarias para funcionar: la sesión iniciada, la protección contra falsificación de solicitudes, la empresa seleccionada por el usuario y una cookie temporal durante la conexión con QuickBooks. No usa cookies publicitarias ni de analítica de terceros.
9. Sus derechos
De acuerdo con la Ley 81 de 2019 sobre protección de datos personales de la República de Panamá y su reglamentación, los titulares pueden solicitar el acceso, la rectificación, la cancelación y la portabilidad de sus datos, y oponerse a su tratamiento. Los proveedores cuyos datos provienen del QuickBooks de un Cliente deben dirigirse preferentemente al Cliente, que controla esos datos; OnTech colaborará con él para responder. Las solicitudes pueden enviarse a info@ontech.la y se atenderán dentro de los plazos que establece la ley.
10. Menores de edad
La Aplicación está dirigida a empresas y a su personal. No está dirigida a menores de edad.
11. Cambios
Podemos actualizar esta política. La versión vigente, con su fecha, se publica siempre en esta dirección, y los cambios significativos se notificarán con anticipación a los administradores de los Clientes.
12. Contacto
OnTech Solutions Corp. · República de Panamá · info@ontech.la
La versión en inglés de esta política está disponible en /legal/privacy/en. En caso de discrepancia, prevalece la versión en español.